お客様の声
実際にメールマネージャーをご利用いただいたお客様の声をご紹介いたします。
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メーカーズシャツ鎌倉株式会社
常務取締役 貞末 奈名子氏
http://www.shirt.co.jp/
ホームページからのお問い合わせメールを共有するため メールマネージャー を導入。1人にかかっていた負荷が減り、サポート体制を省力化しつつ、業務の効率化を実現しました。
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メールマネージャーをお知りになったきっかけは何でしょうか？
貞末
Outlookを使ってメール対応をしていました。件数が多く、メール対応はOutlook を立ち上げている人間しかできないことが問題でした。弊社がTV放映されることがきっかけとなり、大きな反響が予想されるということで、現場からメールを管理することができないかという相談があり、メールマネージャーを見つけることができました。テスト運用ができるということと、金額も安く負担も少ないということで、導入に至りました。
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ダウンロードをして試運用まで難しかったところはありませんでしたか？
貞末
ひっかかるところはなかったようですね。
IIS（Internet Information Server）やApache Web Serverの設定など、技術的な知識が特に必要ではないので大丈夫だったと思います。
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そのあたりは意識することなく簡単に導入できるように工夫しています。
導入コストが桁違いに安い！！しかも機能が充実！
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メール共有の他の製品との比較はされましたか？
貞末
他社製品も比較しましたが、費用が3桁4桁と、とても高額でした。その費用の差がよくわからなかったです。
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費用としては破格なんです（笑）実際使ってくださっているお客様には満足していただいています。
貞末
費用的なところは本当に大きいです。手軽にライセンスを増やすことができます。
もう一桁あがってしまうと、二人で共有できないかなど、少し社内的に努力してみて、それでも無理な場合はとなるが、この価格なら、不足しているなら、もう一つ！という金額ですね。
もう一桁あがってしまうと、二人で共有できないかなど、少し社内的に努力してみて、それでも無理な場合はとなるが、この価格なら、不足しているなら、もう一つ！という金額ですね。
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メールマネージャーをご利用されているのはどなたでしょうか。
貞末
ホームページのお問い合わせフォームからのお問い合わせ管理をするために、オンラインショップチームが利用しています。他には、オンラインでの注文のとき、ご意見・ご要望の欄（フォーム）があるのですが、それについては、メールマネージャーに転送してそちらから返信回答しています。
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どれくらいのメール件数を受けているのでしょうか。
貞末
導入してから３ヶ月くらいになりますが、トータルで約3,000件です。1ヶ月に1,000件ほどになります。シャツの注文についての追加のお願いや、オンラインショップを利用するのが初めてなので、という質問や、会社に対するご要望、多少のクレームだったりとか。
履歴をちゃんと残しておきたいという方に対して、今のメールマネージャーを使うようにしています。事故になったりしてもいけないですし。履歴をとっておきたいことに対しては重宝している。お問い合わせがたくさんあるので、誰に何を返答したのか覚えていないこともあります。前の履歴をみることができ、それに重ねて返事がかけるので非常に助かります。ずいぶん便利です。
一人に集中していた負担をみんなで効率よく分担できるようになりました
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導入してからの業務は何がかわりましたか？
貞末
これまでは、問い合わせ対応が一人の人に負荷がかかりすぎていました。
ぎりぎりのところまでは頑張ります、で済んでしまうのです。メーリングリストなどを利用して。しかしその先、誰か忘れていたとか、対応が漏れていたとか、件数が増えるとでてきます。今では一人の負担がへり、みんなで業務を分け合って対応しています。みんなの対応が終わり、もし一人だけお問い合わせ対応が残っていたら、その人の分をまたみんなで分け合って対応しているので、対応が早くなったし、効率がよくなりました。
対応漏れもなくなり、業務効率がとてもよくなりましたよ。
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サポート体制を省力化しつつ増加する問い合わせ件数にも対応できている。このシステム本来の目的、メール共有の効果がはっきりわかりますね。
はじめての人でもWebメール感覚でかんたんに使える
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使い勝手はいかがでしょうか？
貞末
普通に「これ（メールマネージャー）使ってください」といったらみんな使えるんです。私も新しいシステムなどは得意じゃなく、むしろ嫌なのですが、AOSメールマネージャーはわかりやすく使いやすかったですね。
最近弊社の人事異動で店舗からWebチームに来た人は、習得が早いということを聞いています。すぐにお客様対応ができるようになったと聞いています。過去に別のスタッフが対応した履歴をみると、答えが書いてあるので、それをみて勉強して返事を書くと、「送っていいですか？」という確認だけで済むんです。一つ一つ指導しなくてもいいのは楽ですね。
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知らないうちに、ベテランスタッフの受け答えを体得しているということですね。プラスアルファの効果もあったということですね。
業務の変化にすぐ対応できるカスタムフィールド機能。
顧客情報をボタンひとつでExcelに出力できる！
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ノウハウ伝授ということで、「ナレッジベース」の機能は活用されていますか？
貞末
まだそこまで使いきれいていないですね。おいおい整理をしていきたいです。
全般的には、今はメールのみのお問い合わせ対応だけですが、後々は電話での問い合わせもメールマネージャーに入れていきたいですね。
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カスタムフィールドを活用することによって、システムを止めることなく設定画面で追加し、「電話受付」のものだと分類し、管理することができますよ。それがデータベースになり、業務の方向性にあわせて追加したい項目を簡単に追加していくことができます。
貞末
お店についてのご意見ももらうので、今後フィードバックしていくと、共有の財産になりますね。
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そうですね。今は入り口が一つなので、店舗のお客様の意見などをカスタムフィールドで分類しておけば便利ですね。
貞末
システムに詳しい人間がいたからできたと思っています。そういうことができるということすら知らない個人事業主さまも多いのではと感じています。自分がそうなので（笑）
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ネットショップとか、オンラインショップとかですね。普通のメールソフトで十分ではないか、と、具体的な業務の問題解決になることをご存じない方もまだたくさんおられると思います。
どうやったらいいのか？やりかたがわからないのか。とまってしまいますよね。実際に「共有メール」を体験して手放せなくなるよさを実感されるケースが多いのではないでしょうか。
どうやったらいいのか？やりかたがわからないのか。とまってしまいますよね。実際に「共有メール」を体験して手放せなくなるよさを実感されるケースが多いのではないでしょうか。
貞末
問い合わせもメールで返事をしていて最初は何とかなる。あるとき何とかならなくなる。そこまではどうにかこうにかで人も増やせないとなると、自分でやらないといけない。一人でやっていく分は共有していく必要ないですが、人数を増やして効率よく働いてもらうには、現状の仕組みではどうにもならないという壁にぶちあたって途方にくれてしまいます。セミナーにいったり、どういう風に解決するのかというのを勉強したりしています。それが一般的なパターンです。
これからは、お問い合わせ対応が早くなった分、対応の質を上げていったり、他のところに業務の力を入れていったりなどしていきたいと思っています。
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今後、海外展開される場合、多言語にもそのまま対応していますので、引き続きご活用いただければと思います。本日はありがとうございました。
